Kак да работим 100 процента дистанционно | webcafe.bg
Mobilecafe

Kак да работим 100 процента дистанционно

Станимир Ненов
28.06.2016, 16:33 (обновена 30.06.2016, 08:36)
Станимир Ненов

Станимир Ненов предлага приложения, които да направят работата от разстояние по-лесна и удобна

Изграждането на компания, в която работят дигитални номади, е ключов фактор за развитието на бизнеса.

В следващите редове ще споделя какъв организационен дизайн имаме, част от работните ни процеси, с какви уеб и мобилни технологии работим на pravatami.bg и Advokatami.bg

Организационният дизайн

Basecamp е нашият щаб.

Основната работа и комуникация се случва тук. Приложението е налично за уеб и мобилни устройства. Няколко са функциите, които ни позволяват да бъдем много по-организирани, фокусирани и продуктивни:

Чат. Комуникираме 1:1, с определена група хора или всички заедно. Използваме чат за бързо изчистване на даден въпрос.

Стена със съобщения. Когато е нужно да се обърнем към останалите от екипа с по-дълъг текст, било да се представи идея, резултат от дейност и т.н.

 

Цялата комуникация може след това лесно да се намира чрез търсачка. Информацията е винаги налична. Значително се намали и огромния поток от хаотични имейли, които преди това хвърчаха във всички посоки.

Списъци с цели и задачи. За да постигнем определена цел - трябва да извършим серия от малки, конкретни и измерими задачи. Така организираме работата по същество. Така изглежда например работата ни по кампанията за подаване на годишните финансови отчети (ГФО):

Имаме си място и за всички файлове, така че когато на някой му потрябва нещо, да знае къде да го потърси.

Крайни дати и срокове. Някои задачи имат крайни дати и с един клик аз, като лидер, мога да видя къде изоставаме. От друга страна всеки от екипа вижда къде и кога наближава крайна дата по задача, за която отговаря.

Доклади: кой - какви задачи има на раменете, кой- какво е направил, кой - какво прави в момента, къде изоставаме и т.н .Справка се пуска бързо и лесно:

Автоматични въпроси. Една от любимите ми функции. Можем да избираме какво и кога системата автоматично да пита и след това всички отговори са публични за екипа. Тази функция е ключова за дистанционно работещи, защото преодолява много недостатъци от това да не сме заедно в един офис. Въпросите, които всеки от екипа получава:

  1. "Как мина днес?" Задава се в края на всеки работен ден. В свободен текст всеки споделя как е минал денят - къде е направил удар, къде е ударил греда, има ли нужда от помощ, дали го мъчи нещо и каквото друго реши да сподели с всички останали. Когато представях идеята на екипа им казах: "представете си, че сме приключили деня и заедно си тръгваме от офиса, говорейки за изминалия ден и рефлектирайки върху постигнатото". Всички получават отговорите на всички и лесно се държим в течение.

  2. "Какво предстои тази седмица?" Пита се всеки понеделник сутрин. Целта е всеки един от екипа да може да си планира собствените задачи спрямо организационните цели и приоритети за месеца / тримесечието. Така всеки е форсиран да отдели 5-10 мин. и да разпише по какво ще работи тази седмица. Това помага много през седмицата да държим фокуса и да си преследваме целите, вместо да работим хаотично спрямо всичко, което се появи през седмицата.

  3. "Какво постигна миналата седмица?" Отново всеки понеделник сутрин. Тук споделяме и рефлектираме върху работата си от изминалата седмица. Знаенето, че ще има такъв въпрос, допринася за повече упоритост при постигане на заложените седмични цели. Peer pressure.

  4. "Какво ще правиш този уикенд?" - всеки петък споделяме плановете и вълненията си за предстоящия уикенд.

  5. Други въпроси, които системата пита от време на време са свързани с любима книга или филм, на които скоро сме попаднали, нещо друго, което ни е вдъхновило и т.н.

 

Екипни срещи

Срещите могат да бъдат много, много изтощителни за екипа. Много често концепцията за среща е тотално сбъркана - правят се сутрин, когато обикновено много хора са най-продуктивни, ангажират се хора, които нямат пряко отношение по дадени проблеми (губи им се времето), няма ясна цел и програма на срещата.

Един час среща с 10 човека от екипа е равно на 10 часа работно време. Към това време прибавяме и времето, от което всеки има нужда, за да спре работа, да отиде на среща и след края - да се върне към задачите си. Тази смяна на фокуса отнема време.

Нашите срещи провеждаме в Google Hangouts. На срещите присъстват само хора, които имат пряко отношение към предстоящите неща за обсъждане. Всички срещи правим надвечер българско време.

Имаме две редовни 30-минутни срещи през седмицата. Заложени са в календарите ни и всеки получава напомняне за предстояща среща.

Вторник: ревю на борда ни с всички показатели за растеж на седмична база. Това включва преглед на успешните и неуспешни тестове (всяка седмица правим около 10 разлини теста в тези направления), коментари за изминалата седмица и обсъждане на фокуса за идната седмица. Преди срещата всеки знае какво трябва да подготви.

През 1-2 седмици правя и своите 1:1 с член на екипа в този ден. Изслушвам проблемите му и нещата, които иска да сподели, въпросите, които има към мен; давам своята навременна обратна връзка за работа му, винаги много внимавам тонът да бъде позитивен, градивен и мотивиращ.

 

Четвъртък. Ревю на стратегията ни за конкретен продукт, който предстои да пуснем или сме пуснали и развиваме. Тук влизаме в повече детайли и конкретика, изчистваме определени проблеми бързо и на място, вземаме решения и действаме. В първия четвъртък от месеца правим и оценка на изминалия месец + план за идния, който да се вписва в предварително начертаната годишна стратегия, разпределена в тримесечия.

Google Drive: Docs and Sheets.

От Ден №1 на pravatami.bg работим с Google Docs - там се разписват Правата (статиите), редактори и автори работят по текста, правят промени и коментират конкретни текстове. Актуалните документи са винаги достъпни в облака, от всяко устройство.

 

Изполваме Docs и за всякакви други текстове, по които работят повече хора, като например копи текстове на нови уеб страници, текстове за различните системни имейли в приложенията ни и др.

Sheets ползваме за всички Excel неща. Тук имаме борд с всички показатели за седмицата: приходи по продукти, брой потребители, брой плащащи потребители, имейл абонати, показатели от социалните мрежи, трафика на сайтовете и всички други важни за нас показатели. Така, всеки от екипа ясно вижда резултатите от своята работа. Подобен борд имаме и за месеца. Разбира се, ползваме Sheets и за бюджетиране + всякакви сметки.

Trello

Това е страхотен безплатен инструмент, който обикновено ползваме за процеси. Бордовете в Трело наричаме процесорни. Такъв е бордът с Правата (статиите).

pravata-gif-trello.gif

Всяко едно Право тръгва от списък със заглавия и се движи > в процес на писане > предадено за редакция > в редакция > за публикуване > публикувано > за актуализация (всички текстове се актуализират постоянно съобразно промените в законите).

Чрез Trello на Advokatami организираме процесът по формиране и провеждане на седмични тестове за растеж, дейности по продажби, обслужване и др.

Бързо мнение или обратна връзка.

Нещо, което през последните месеци има много добър ефект: когато например искам да дам указания на уеб екипа за това как да се подобри дадена страница - записвам екрана си, докато говоря и използвам продукта/страницата. След това директно запазвам в Dropbox папката си и пращам линка на колегите. Става много лесно и бързо. Много по-експресивно е от чист текст или скрийншотове с текст и стрелки.

Повече полезни уеб и мобилни инструменти, заедно с линкове и опис на бизнес книги и умни хора за следене, може да намерите в тази статия.

Oще: pravatami  адвоката ми  дистанционна работа  медии  номади  правата ми  работа от разстояние  станимир ненов 


Още от Web

Webcafe.bg предупреждава, че администраторите на сайта трият коментари, които съдържат нецензурни думи, обиди по расов, етнически, религиозен, полов или сексуален признак, както и коментарите, които са на латиница.

Регистриран на: 04.08.2012, 11:35

3 Japi | 30.06.201611:12

Сори...!!!
Ама за по-досадна работа (както е описана) в момента не мога да се сетя. Чуди се
   

оценка

+0 -0

Регистриран на: 09.03.2011, 10:49

2 Rodrigo Diaz de Vivar | 29.06.201621:47

Пфффф...
Смее се
   

оценка

+0 -0

Регистриран на: 18.09.2013, 11:56

1 Citizen X | 29.06.201614:35

А нещо по-тежко, като например мърджване с Гит-а и други тулове като Тайга? Съвместим ли е бейзкампа с оупън сорс продукти?
   

оценка

+0 -0